こんにちは！
今年の夏も猛暑の中、各地でウェビナーが多く開催されております。昨年五月にコロナウイルス感染症が５類に引き下げられ通常の生活に戻り以前に比べると穏やかに通常の人を入れてのオフラインイベント、現地開催セミナーや展示会、学会運営などが多く開催されております。その中でもウェビナー開催のお手伝いをさせて頂いた事例をご紹介いたします。
①国立大学法人岡山大学病院 様
ご相談の内容：中国地方５県を繋いだウェビナー開催
ウェビナープログラムは３つで構成されており①全体講演、②各地（岡山県、広島県、島根県、鳥取県、山口県）に分かれての講演セッション、③各地のセッションの報告（５県繋いで）です。このウェビナーの開催の特徴としては、
- ５県を繋いで、切り分けてまた戻ってという複雑な運営プログラム
- 各地の進行タイミングの管理と調整
- 機材およびZOOMアカウントの管理、総勢１０名を超えるスタッフのスキル管理と配置構成
という内容でした。６か月間にも及ぶ準備期間を要する大型開催のウェビナーでしたが岡山大学病院の先生方にはお忙しい中、多大な協議の時間と調整にとても優しく対応して頂き感謝しかございません。また、各地の大学病院関係者の皆様にも全体進行および機材などの確認でとても協力して頂きました。ありがとうございました。こういった大規模シンポジウムのウェビナー運営で重要な点は、
- 全体像の把握とクライアント（先生方）との信頼関係
- 足を使った現地調査（会場の設備やネット回線などの把握）
- スキルが疎らなスタッフの教育と安全管理
とても長期間のお打合せかつ複雑なプログラムのためやはり最も重要なのが、関係者の信頼関係です。プログラムをしっかりと把握して「できる・できない」をはっきりお互い言い合える関係の構築がカギとなります。また、会場の選定も重要となります。お医者様はウェビナーの専門家ではないため、要望をお聞きして実現可能な会場の選定と設備に関する調査を行い、その会場に即した機材セッティングを行う必要があります。さらに各会場にサポートをさせて頂くスタッフの配置も重要となります。通常の３名程度の体制であればなんだ問題はないのですが、各会場に行くスタッフのスキルを把握して運営プログラムの進行を完結できるようにすることが求められました。
コロナ明け以降も、ハイブリッドセミナーやオンラインセミナーの便利さになれたクライアントはウェビナーのメリットをしっかりと把握して行動しているように思います。最後に簡単ではございますが、ウェビナー開催のメリットについて挙げておきます。
1. コスト効率
- 交通費や会場費の削減: ウェビナーはオンラインで開催されるため、物理的な会場を必要とせず、交通費や宿泊費もかかりません。
- 人件費の削減: スタッフや講師が遠隔地から参加できるため、移動や滞在に伴うコストも削減できます 。
2. 参加者の拡大
- 地理的な制約がない: どこからでも参加できるため、世界中の視聴者を対象にすることが可能です。
- 参加者の多様性: 異なる地域や国の参加者が集まることで、多様な視点や意見が得られます。
3. 利便性
- 柔軟なスケジュール: リアルタイムで参加できない場合でも、録画を後で視聴できるため、忙しいスケジュールの中でも学習機会を逃しません。
- インタラクティブな機能: Q&Aセッションやチャット機能を利用して、参加者との双方向のコミュニケーションが図れます。
4. データ収集と分析
- 参加者データの収集: 参加者の登録情報や参加状況、反応などのデータを収集し、マーケティングや改善に活用できます。
- リアルタイムのフィードバック: アンケートや投票機能を使ってリアルタイムで参加者の意見を収集し、即時対応が可能です。
5. 環境への配慮
- エコフレンドリー: 交通手段の利用を減らし、紙資料の使用も削減できるため、環境負荷を低減します。
6. ブランドの向上
- 専門性のアピール: 高品質なウェビナーを開催することで、企業やブランドの専門性や信頼性をアピールすることができます。
- 顧客との関係強化: 直接のコミュニケーションを通じて、顧客との関係を強化し、エンゲージメントを高めることができます。
これらのメリットを最大限に活用することで、企業や組織は効果的に情報を発信し、参加者との関係を深めることができます。
ウェビナーやWEB会議をご検討の際は、是非一度弊社へご相談ください。