こんにちは。
株式会社きびだんごでホームページ制作を担当させていただいている多田です。
30年続いた「平成」も終わりが近づいてきましたね。
先日、新元号「令和」が発表され、いよいよ新しい時代が始まる実感が湧いてきたのではないでしょうか。
それに伴い、今年のGWはかつてない『10連休』という大型連休になる企業も多いかと思います。
しかし、企業の活動はストップしていても、ホームページは変わらず稼働し続けます。
そのため、「休暇中なのに対応しなければいけなくなった」「連休明け業務に戻ったら、予期せぬトラブルが発生していた」といった事態が発生する可能性もあります。
このような事態を回避するためには、事前に対策をとっておくことが重要です。
今回は10連休を心置きなく休むために、企業のWeb担当者が連休前にやっておくべきことをいくつかご紹介します。
コーポレートサイトで休業のお知らせ
事業内容や会社概要などの企業情報を記載しているコーポレートサイトでは、「お知らせ」や「ニュースリリース」で会社全体が休業に入ることを告知しましょう。
以下の2つの内容について告知しておくとよいかと思います。
- 休業の期間
- 休業期間中の業務について
休業期間中でも対応する業務については、顧客が不安に感じないようきちんと内容を告知しておくことが重要です。
また、自社のSNSを運用している企業も多いかと思います。
運用しているSNSでも、コーポレートサイトと同様の内容を告知しておくことで、より「伝え漏れ」が少なくなり、トラブルを防ぐことができます。
休業期間中の問い合わせ対応の準備
ホームページで問い合わせの受付をしている場合は、休業期間中どのように対応していくかを社内で確認しましょう。
どの部署が、どういった対応を取るかなど社内共有をしておくことで、問題が起こりにくくなります。
メールやSNSを受付用に利用している場合であれば、自動返信機能を利用するのも便利でよいでしょう。
また、休業期間中は電話受付の時間を短縮するなど通常業務と異なる形態をとる場合、休業のお知らせと共に告知するようにしましょう。
「対応してくれると思っていたのに、全然連絡が取れない」と顧客からクレームが来ないよう、わかりやすく周知することが重要です。
SNSは予約投稿をセット
休業期間中であっても、顧客をつなぎとめるために情報発信を行う企業もあるでしょう。
特に消費者向けのサービスであれば、長期休暇中は消費者も時間に余裕があり、SNSを見る機会が多くなるためアピールするチャンスです。
そのため、休業に入る前にSNSの予約投稿をセットしておき、通常業務と変わらずSNS配信できる準備を整えておくことが重要です。
また、複数のSNSアカウントを運用している場合は、自動配信アプリの利用をおすすめします。
複数のSNSアカウントを一括で管理できるため、各SNSアカウントの配信予定などが一度に確認でき、配信漏れなどが軽減されます。
アウトソーシング先の業務確認
Web広告の運用やSNSの運用、サイトの更新業務など一部Web関連の業務をアウトソーシングしている企業もあるでしょう。
その場合、アウトソーシング先の企業が休業期間中、どのような業務形態になるのか確認しておくことが重要です。
例えば、Web広告の運用など定期的なチェックが必要な業務はどのようになるのか、連休中に行ったイベントをSNSにアップする場合すぐに対応してくれるのかなど、連休中に起こりうる内容を事前に連絡し、対策をとっておくことでトラブルは回避できます。
いかがでしょうか。
今回は10連休を心置きなく休みために、企業のWeb担当者が連休前にやっておくべきことをいくつかご紹介してきました。
休業期間中のWebに関するトラブルを回避するためには、事前に対策をとっておくことが重要です。
今年のGWは、日本の大きな節目になります。
新しい時代を迎え、気持ちの良いスタートができるよう「平成の仕事」は「平成のうちに」済ませておきましょう。