こんにちは。
日頃から、どうやって余分な手間を減らせるかを考えている大藤です。
不必要な手間を減らすことは、生産性を上げるうえでとても大切ですが、手間を減らすことばかりに注力し過ぎると「サボり」になってしまうので要注意です。
そこで今回は、自分への備忘録の意味も含めて、正しく効率化する方法をお伝えします。

効率化のカギは「悩まないこと」

人間は、「考える」ことに時間や体力を使う生き物です。
例えば、毎日同じ種類の服を着ている人はそうでない人に比べて、服を選ぶ時間や脳のエネルギーを使わずに済むため、出社までの時間を充実させたり、仕事や勉強に使う脳のエネルギーをとっておいたりできます。

ちなみに、この手の話になると9割方登場するのがスティーブ・ジョブズ氏です。
彼は、黒のタートルネックに青のジーンズという出で立ちで常に過ごしていました。
その理由は、「決断する回数を減らすため」だったそうです。
決断には体力が必要だから、服を選ぶなんてことには体力を消費したくなかったのでしょう。

これは、仕事にも当てはめることができます。
もちろん「深く考えること」が重要な仕事はたくさんあります。
その一方で、頭を使わなくても進めることができる業務もあります。

僕自身、後から考えてみて「これは悩まなくてもよかったのではないか」と感じることも少なくありません。
あれこれと悩んでいた時間は他の仕事もなかなか進まず、感覚的にも後ろめたくなります。

このことから、「深く考えるべきこと」と「そこまで考えなくても済むこと」を上手に線引きして、悩まなくても済むことで時間や体力を消耗しないようにすることが、効率化のカギと言えるでしょう。

そこでここからは、「次から悩まなくて済むために」実践すべきことをまとめてみました。

ツールやシステムで楽をする

ツールやシステムなど、自分の代わりに業務を行ってくれるものを活用して、自身の作業の割合を減らすことが、業務を効率化する第一歩です。

僕の例で恐縮ですが、ひとつご紹介します。
僕は主に、動画制作や記事のライティングの業務を行っています。
その中で、何度も繰り返し行うルーチンワークの部分や、工夫や思考の必要がない部分などについては、自身で行う作業の割合を極力減らすようにつとめ、ツールやシステムに任せられる部分の割合を増やすようにしています。

例えば、インタビュー動画のテロップ入力。
インタビュー動画では、話者が話す内容は手作業で入力しようがツールで入力しようが変わりません。
そこで、文字起こしの部分をツールに任せ、自分はテロップの「見せ方」に集中することで、制作のスピードやクオリティの向上につなげることができます。

このように、自身の作業割合を減らすことで他の業務に集中できるようにして、業務のスピードや精度を高めると良いでしょう。

使いこなせないツールやシステムは逆効果になることも

一方で、機能を十分使いこなせなかったり、正しく使えていなかったりすると、結局自分で作業した方が効率良く業務を進められたというケースもあります。
個人の向き不向き、ツールやシステムの特性などもあるので、どれがいいのかに関しては「実際に使ってみるしかない」です。
自分に合ったものを見つけましょう。

マニュアルを作成する

時間や手間がかかるので敬遠されがちですが、自分用のマニュアルを作成することが仕事の効率化には大切です。
特に、仕事に必要なことを「明文化する」という点で大きな意味を持ちます。

人間の脳はタンスに例えられることがあります。
人間は新しい情報が入ってきたとき、脳の引き出しに入れて保管(記憶)します。
仕事に必要な情報も同じように保管されてたまっていきますが、情報量が多ければ多いほど、引き出しの数は多くなり、欲しい情報が入っている引き出しを探して開ける(思い出す)のが困難になります。
そのため、大切な情報を自分の頭の中だけで記憶しておくと、必要なときに思い出せなくなります。

そこで、情報を入れておくタンスを自分の頭の中ではなく、自分用に作ったマニュアルの中にしましょう。
すると、情報を記憶する時間も、思い出すために悩む時間も必要なくなり、さらに、覚えることが減るので頭の中もスッキリします。
結果、いま必要な業務に集中できるようになります。

また、自分用のマニュアルは、他の人に情報を共有する際にも効果を発揮します。
業務の引き継ぎや、それまで個人で行っていた内容をグループワークで行うことになった際に、「このマニュアルを見ておいて」というだけで済むのが理想です。

……当たり前のことのように思われるかもしれませんが、意外と自分用のマニュアルを作っていない人は多いように感じます。
最近では無料のツールも登場していますので、それらを活用してみてはいかがでしょうか。

業務をしながら脳を休める

脳科学などの研究で、人間の集中力は最長でも90分ほどしか持続しないと言われています。
そのため、だいたい90分おきに休憩をはさむことができれば、業務の効率が高い状態を維持できると考えられます。
しかし、90分ごとに都合よく休憩がはさめる仕事ばかりではありません。
そこで、業務しながら脳を休めることができる方法を試してみましょう。

これは業種や職種によって違うのですが、何も考えずに進めることができる業務は意外とあります。
例えば、資料を印刷する、不要な書類をシュレッダーにかける、来客時にお客様に出すためのコーヒーを沸かすなどです。

このとき、目をつぶって脳の休憩をしましょう。
すると、仕事について頭の中の整理ができたり、気分がリフレッシュできたりして、次の業務に素早く取り掛かれます。

終わりに

今回は、仕事の効率化のために実践しておきたいポイントをご紹介しました。
人によって、実行に移せるものとそうでないものはあるかと思います。
ご自身に合ったものを試してみてください。

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