師走に入り、慌ただしくなってきましたね。寒い日が続いていますが、皆様元気にお過ごしでしょうか。私は冷たい北風に負けないよう厚着して生活していましたが、最近少し風邪気味になり職場でも家でもマスクが欠かせない状態です。ビタミンCをしっかり摂って早く治したいと思います。
こんにちは、忙しい時期に体調を崩している河嶋です。
2019年も残り少なくなってきましたが、今年の仕事はしっかり今年中に終わらせ、新しい気持ちで新年を迎えるためにラストスパートをかけましょう。
皆さん、パソコンを使って作業しているときに「とても作業の速い人がいるな」と思ったことはありませんか。私はそういった方々に出会う度に、どのように作業しているのか隣で見るようにしていました。
作業の速い人たちはなぜ速く作業することができるのでしょうか。「いつも同じ作業をしている」「パソコン操作に慣れている」など、理由はたくさんあると思います。そういった人たちと同じようにミスなく短時間で作業ができれば、空いた時間を他のことに使えるため効率的ですよね。
今回は、パソコン操作を改善することで作業時間を短縮できるお話をしたいと思います。パソコン操作を改善しても、一度の作業では数分しか違いを生まないかもしれません。しかし、１日で見るとどうでしょう。数分の積み重ねが数十分になり、１週間では数時間、１カ月、１年単位で見るととても大きな時間の短縮になると思います。
パソコン操作を改善して有限の時間を効率よく使いましょう。
アプリケーションの起動時間を考慮
資料作成などで毎日使用するアプリケーションはWordやExcelが多いですよね。皆さんも使用されているのではないでしょうか。
WordやExcelを使用するには、一度アプリケーションを起動させる必要がありますが、この起動するまでの時間が長いと感じたことはありませんか。WordやExcelに限らず複雑な編集ができるアプリケーションであればあるほど起動するまでに時間がかかります。
どうしてもWordやExcelを使用する必要があれば仕方ないですが、ちょっとしたメモのためにWordやExcelを使用している方を見かけることもあります。アプリケーションが起動するまではたった数秒のことですが、使用頻度が高いため積み重ねると無視できません。
そこでおすすめなのがテキストファイルです。拡張子が「.txt」となっているファイルのことで、右クリックから新規作成、テキストドキュメントを選択することで作成できます。
ちょっとしたメモ程度ならテキストファイルで十分対応できますし、何といっても起動時間が短いのでストレスを感じることなく使用できます。テキストファイルの起動時間を体験するとWordやExcelの起動時間を長いと感じるようになるかもしれません。
使用目的や起動時間などを考慮してアプリケーションを選択することで、パソコンの作業時間を短縮できます。
ショートカットキーを使って時短
ショートカットキーというのは、メニューからコマンドを選択するのではなく、キーボードの複数キーを同時に押すことでコマンドを実行する方法です。ショートカットキーを使用すれば、マウス操作を省略してキーボードで作業を行うことができます。
よく使用されるショートカットキー
Windowsで使用される身近なショートカットキーについてご紹介します。
Ctrl ＋ C
コピーします。
画像は文字列「test」を選択し「Ctrl + C」を使ってコピーしています。
Ctrl ＋ X
切り取ります。
画像は文字列「test」を選択し「Ctrl + X」を使って切り取りを行ったものです。「test」が切り取られているのが分かります。
Ctrl ＋ V
貼り付けます（「Ctrl ＋ C」「Ctrl ＋ X」と併用します）
画像は文字列「test」をコピーしたものを「Ctrl + V」で貼り付けたものです。「test」が複製されています。
Ctrl ＋ A
全てを選択します。
画像は複数の文字列「test」を「Ctrl + A」を使って全選択している状態です。
Ctrl ＋ F
任意の文字列などの検索を行います。
画像は「Ctrl + F」を使い、検索欄に「test」を入力し「test」を検索している状態です。
Ctrl ＋ H
任意の文字列などの置換を行います。
画像は「Ctrl + H」を使い、文字列「test」を「テスト」に置き換えている状態です。
Ctrl ＋ Z
操作を元に戻します。
画像は「Ctrl + H」を使い、文字列「test」を「テスト」に置き換えた後、「Ctrl + Z」を使い元に戻した状態です。
Ctrl ＋ S
ファイルを保存します。
参考
多用はしませんが、知っていると便利なショートカットキーについてご紹介します。
Windows + R
「ファイルを指定して実行」を表示します。
画像は「Windows + R」を使い「ファイルを指定して実行」を表示させた状態です。
「ファイルを指定して実行」というのは、入力欄に特定のコマンドを入力することでプログラムを起動することができます。
例えば「notepad」と入力すればテキストファイルを起動させることができます。その他にも「winword」でWord、「excel」でExcel、「cmd」でコマンドプロンプトを起動できます。
コマンドを入力するだけでなく、パスを入力することで任意のフォルダを開くこともできます。例えば、社内でNAS（ネットワークHDD）を使用している場合、スタッフから送られてきたファイル保存先のパスを「ファイルを指定して実行」に入力することで、保存先のフォルダを開くことができます。
まとめ
パソコンでの作業時間を短縮するには「パソコンを使える」から「パソコンを効率的に使える」までレベルアップする必要があります。今回はその第一歩として、アプリケーションによる起動時間の差とショートカットキーについてお知らせしました。
時短の方法は他にもたくさん考えられ、技術的な改善点としてブラインドタッチの習得や、機械的な改善点としてスペックの良いパソコンに買い換えるという方法があります。
動作の遅いパソコンを使い続けるということは、手数の効率化や技術面の向上ではカバーしきれないほどの無駄な時間を生み出します。動作の遅いパソコンを使用している場合には、買い換えを検討しても良いかもしれません。
既にアプリケーションの特性を理解し、ショートカットキーを使いこなしている方は、さらに上のレベルを目指し、まだマウス操作に頼っている方は一般的なショートカットキーを使ってみることから始め、できることからコツコツとパソコン操作の改善をしてはいかがでしょうか。少しの改善を積み重ねて、パソコンでの作業を効率化し、有限の時間を効率よく使いましょう。