まもなく2019年も終わりに差し掛かり、弊社もまもなく仕事納めです。
年内に片付けなければいけない仕事に追われている方や、もしかすると早めにお休みに突入していて、すでに羽を伸ばしている方もいらっしゃるかもしれませんね。
毎年、年末年始は広告配信の運用業務に追われている本郷です。こんにちは。
弊社はWEBサイトの制作や、WEB広告の運用など、WEBにまつわる業務が中心ですが、たまに印刷物のお仕事もいただくことがあります。今回は、来年の手帳の制作をお任せいただいたのですが、印刷物のお仕事は、何といっても校正・校閲が大変です。
校正・校閲とは、誤字脱字をチェックしたり、文章の内容の正誤を確認する作業のことです。
印刷物はWEBとは違って、刷り上がってしまうと修正ができないため、印刷する前に行う校正・校閲作業は入念に行う必要があります。
印刷物に限らず、校正はWEB上の制作物や、日々のビジネスメールなどにも行っておきたい大切な作業です。
印刷物の刷り直しや、誤字脱字だらけのメールを送って恥ずかしい思いをしないように、校正・校閲のポイントをいくつかご紹介します。
校正の基本
間違いが「必ず存在する」という意識で取り組む（←これ大切）
書籍やニュース記事を読むときに、皆さんは一言一句読み飛ばさずに確認していますか？しっかり読んでいるつもりでも、案外ざっくりとしか捉えられていないことが多いようです。
校正作業は、「この文書には必ず間違いが存在するぞ！」という気持ちで行ってください。間違いが何か所あるかわからない「間違い探し」です。間違い探しなら、隅々まで丁寧に見ていきますよね。以降に説明する細かいポイントも、この心持ちで校正しないと気づけません。
誤字脱字、漢字の誤変換を正す
文書における間違いの代表格といえば、誤字脱字や漢字の誤変換でしょう。
Wordをはじめとする文書作成ツールでは、誤字脱字、誤変換を自動的に見つけて教えてくれる機能もありますが、メールやメッセージアプリなどでは教えてくれるものはほとんどありません。
誤字脱字、漢字の誤変換に気づく方法は、前述の通り、一言一句確認すること、誤字脱字チェックツールを使うこと、校正の経験を積んで間違えやすいポイントを知っておくことです。
間違えやすい誤変換：
- 「上げる／挙げる」「始め／初め」「治す／直す」など、漢字の変換間違い
- 「高／髙」「崎／﨑」「齊／齋」など、名前で使われる漢字の異体字は正確に
- 「予測（yosoku）／予想（yosou）」など、キーボードのタイプミスによる誤変換
- 「シミュレーション／シュミレーション」「うろ覚え／うる覚え」などの認識違い
文末の句点がやカッコの開き閉じなどの体裁を確認する
句点（。）が付いていない文末がないか、カッコをつけたのに閉じ忘れていないかなど、体裁を確認します。
箇条書きの部分には句点を付けないとか、使用するカッコの種類について一定のルールがあるかどうかも確認しましょう。
また、WEBのニュース記事やメールなどではあまり見かけませんが、特に印刷物の文書では文頭が1字下げになっているかどうかも確認します。
さらに見ておきたい校正・校閲のポイント
上の3つの基本的な内容に加えて、以下も見逃せないポイントです。
連番の確認
①②や、(1)(2)など、番号のついた段落や項目がある場合、数字が重複なく連続しているか確認します。ページ番号なども同様です。
連番を確認する際に見落としがちなのは、(1)を付けたのに(2)以降が存在しないという誤りです。(2)以降が存在しないのであれば(1)を削除する、あるいは(2)などが抜け落ちていないかを確認しましょう。
表記の統一
同一文書内では表記を統一しておくほうが読みやすくなります。
たとえば、「携帯電話／ケータイ／携帯／スマホ」など、同じものを表しているのに表記が異なっていると、同じものであることを認識しづらくなり、読み手は混乱します。
また、送り仮名の使い方や漢字表記・かな表記なども統一しておくと良いでしょう。
例：
- 「見積り書／見積書」
- 「出来る／できる」
- 「～である為／であるため」
- 「株式会社／（株）」
ちなみに、漢字表記・かな表記の使い分けについては、筆者の好みもありますが、メディアや各省庁などが主体となって推奨している表記もあります。
具体的には、「障がい者（害の字はネガティブなイメージが強いことから）」「子ども・こども（供の字がお供え物や大人の御供などを連想させることから）」などです。
また、文書の読者（ターゲット）や、ブランディングを考えてあえて漢字とひらがなを使い分けていることもあります。
表現の重複を確認する
「～方法は～な方法です。」「原因は～という原因があります。」などのように文章の中身が複雑になったがために大枠の構造が見えなくなって、表現が重複しているものもよく見かけます。
「～方法は～です。」「原因は～です。」のように、表現の重複をなくしましょう。冷静になって読み返せば、表現の重複は見つけられると思います。
個人的には、ビジネスメールで「～お願いします。 ～以上、よろしくお願いします。」とお願いしまくりの文章もいつも気になってしまいます。
整合性がとれているかどうかの確認
いわゆる校閲にあたる部分ですが、数字の整合性が取れているか、事実かどうかの確認も大切です。
具体的には、指定した日付に対して曜日が合っているかどうかの確認や、税別表示と税込表示の金額に整合性が取れているかなどをチェックします。
また、同一文書内に同じような情報の記載がある場合に内容の不一致がないかどうかや、他の資料などと比べて内容が一致しているかどうかも、見比べて正しい内容にしましょう。
校正・校閲のポイントはまだまだたくさんありますが、普段の校正作業でよく見かける修正ポイントをまとめてみました。
日々のメール作成でも、送信前に読み返し、上のような観点でチェックするクセをつけてみてください。
誤字脱字のない読みやすい文章は、円滑なコミュニケーションにおいても大切です。
間違いだらけの文章をお客様にお送りして信頼を失う…なんてことのないようにしましょう。