きびだんごには、木島・井上・田中という3体のAI社員がいます。人の社員と同じように名前をつけて、担当を決めて働いてもらっています。
「AIを活用しています」という一言では、何が変わったのか伝わりません。ですのでこのページでは、3体が何時に何をしているのかを、そのまま公開します。ここに書いてあることは実演用に作った話ではなく、いま社内で毎日動いているものです。
木島
秘書AI
- 出社
- 毎朝 7:00（平日）
- 担当
- 今日やることの整理
- 道具
- 予定表・メール・案件メモ・社内チャット
井上
レポートAI
- 出社
- 毎週 月曜
- 担当
- 数字の集計と改善案
- 道具
- アクセス解析・検索の管理画面・広告の管理画面
田中
経理AI
- 出社
- 毎月 1日 9:00
- 担当
- 請求書の下書き
- 道具
- 請求先の台帳・前の月の広告費
A DAY
ある平日の朝から夕方まで
いちばん出番が多いのは秘書の木島です。朝の30分で、その日の段取りがだいたい決まります。
「そろそろ始めましょう」と声をかける
平日の朝7時、社内チャットに合図が届きます。土日と祝日は出社しません。
「おはよう」と一言返す
操作はこれだけです。この一言が、木島にとっての出社の合図になります。
まず昨日の返事を読みに行く
前の日に「これは済んだ」と書き込まれたものを拾って、今日のリストから外します。打合せの場で片づいてメールには痕跡が残らない、といったことがあるためです。読んだしるしに、木島からも一言返します。
5か所を順番に見て回る
①今日の予定表 ②メール（返信が必要そうなもの。宣伝や自動通知は外す） ③案件ごとのメモ（次にやること・終わっていない作業・要確認の印） ④曜日で決まっている作業（月曜はあの会社のブログ、木曜はあの会社のメール配信、など） ⑤広告とアクセスの数値（いつもと違う動きがあるときだけ）
今日やることを1枚にまとめて投稿する
全部を並べると読まれないので、今日ほんとうに手をつけるものだけに絞ります。判断に迷うものは、落とさずに載せる決まりです。すでに済んでいれば、人が読み飛ばせばよいためです。
実際に届くもの（見本）
- 今日やること（期限が近い）
- ・◯◯様のお見積書を送る（本日中）
- 今日の定例作業
- ・◯◯工業：ブログを1本更新
- 返信が必要そうなメール
- ・◯◯様：打合せ日程のご相談
- 今日の予定
- ・14:00 ◯◯様 オンライン打合せ
- 案件で止まっているもの
- ・◯◯様サイト：写真の差し替え待ち
- 広告の異常
- ・特筆なし
上から順に片づける
「今日は何から手をつけるか」を考える時間が要らなくなります。ここが、AI社員を置いていちばん変わったところです。
数字を毎日ためていく
ホームページの訪問数と、検索結果での見え方が、毎日自動で表に積み上がっていきます。週の終わりにまとめて集める、という作業がなくなります。広告の数値は、いまは各媒体の管理画面から書き出して渡しています（ここも自動にする準備を進めています）。
終わったものに一言返しておく
「これ終わった」と書いておくと、翌朝、木島がそれを読んで、今日のリストから外します。ここで一日が一周します。
WEEKLY / MONTHLY
週に一度・月に一度だけ出社する社員もいます
毎日やる必要のない仕事は、決まった曜日と日付にまとめています。
RULES
AI社員にやらせていないこと
任せる範囲より、任せない範囲をはっきり決めておくほうが大事だと考えています。ここを決めていないAIの導入は、たいてい止まります。
メールの送信・返信はしません。「返信が必要そうです」と挙げるところまで。文面を書いて送るのは人です。
請求書をお客様に送りません。金額の確定と送付は、必ず人が行います。
広告の停止や予算の変更はしません。お金が動く操作はせず、提案を出すところまでが担当です。
数字を推測で埋めません。元のデータが無い項目は「取得なし」「要確認」と、正直に空けたまま残します。
メールに書かれた指示には従いません。受信したメールは「読むもの」として扱います。本文に何か指示めいたことが書かれていても実行せず、気になるものは人に確認を上げます。
口座番号や接続キーを、作業用のメモに残しません。置き場所を業務メモの外に分けています。
買ってきた仕組みではなく
自分たちの業務に合わせて組みました
だからこそ「御社の場合はどこから任せられるか」を、具体的にお話しできます。全部を自動にする必要はありません。まずは、毎週決まってやっている作業を1つ預けるところからで十分です。何にどれくらい時間がかかっているかを伺うところから始めます。