整理整頓で仕事の生産性をUP！

11月に入り気持ちの良い秋晴れが続いていますね。さわやかな秋風のおかげで、暑がりの私もようやく長袖で出勤できるようになり、周囲の人の服装と違和感がなくなってきました。

これまで度々「暑い」と言ってきましたが、だんだんと朝晩が冷え込むようになってきたため、朝、寒くて布団から出るのがつらいとも思う今日この頃です。

こんにちは、暑がりで寒がりの河嶋です。

皆さん、職場で「資料を出してくれ」と頼まれて探し始めたものの、保管場所が整理されていないため見つけるのにすごく時間がかかったり、探しても結局見つけられなかったりという経験はないでしょうか。

資料に限らず、定位置にないことが原因で物を探すという行動は、時間の無駄であり、言うまでもなく仕事の効率を下げています。つまり整理整頓できていないことで、職場全体の生産性が下がるということです。

今回は、身の回りの整理整頓を心がけることで、職場全体の生産性を高めるお話をしたいと思います。

書類も課題も山積み

どこの職場にもある書類が山積みになった汚い机、何年も開けられていない引き出し、とりあえずファイルが収納されている書棚…etc

整理されていない場所を挙げればたくさん思いつきます。雑然とした職場環境の例を一つずつ見ていきましょう。

デスク

机の上にそびえ立つ、今にも崩れ落ちそうな書類の山、まさにカオス状態。皆さんも見たことがありますよね。

そこで仕事をしている本人は、マイルールで全ての書類を把握しているつもりになっていますが、今までそんな人を見たことがありません。反対に机の上で書類を探している人はたくさん見たことがありますが…。

机の上が乱雑になっている場合、作業スペースが狭すぎるため作業効率が悪くなったり、他の人が書類を見つけられなかったり、積み上げた書類が崩れたりする可能性があります。

引き出し

机の上を片付けるために、とりあえず引き出しに書類を詰め込んだだけ、そんな引き出しもあります。

基本的に引き出しの中は、机を使用している本人以外開けることはないのですが、私物が乱雑に収納されているだけならまだしも、職場の重要書類が紛れ込んでいたり、何年も前に賞味期限が切れた食べ物が入っていたりすると、衛生的にも問題であり容認できません。

引き出しの中がひと目で判断できる状況でなければ、必要な物を探すことになります。

ファイル

印刷された書類がとりあえず綴じられている何でもファイルや、背表紙がないため開くまで綴じてある内容がわからないというファイルもあります。

仮に背表紙があっても「その他」「雑件」などの曖昧な表現では、必要な情報をすぐに探し出すことができません。

書棚

書類が増えてくるのと同時にファイルも増えていきます。収納スペースがないため、仕方なくファイルを横向きに入れたり押し込んでみたりした結果、取り出すことを全く考えていないただのファイル置き場になっている書棚もあります。

ファイルを戻す際に、取り出した場所ではなく見つけた隙間にファイルを収納していくことで、パズルのようなファイル置き場は完成されます。そのうちにファイルを置いた本人であってもどこに置いたかわからなくなります。また、収納されているファイルの背表紙に一貫性がない場合には、以前見たファイルをもう一度見ようとしても、どのファイルだったかなかなか見つけられません。

データ

パソコンのデスクトップがファイルで一杯という人もいます。これは机の上がカオス状態と同様の状態です。

ファイルのタイトルに一貫性がない場合や、「ファイル」「ファイル – コピー」「ファイル – コピー – コピー」のようにファイルが複製されすぎて、いったいどのファイルが必要なのかわかりにくい状態では、必要なファイルを探し出すのに時間がかかります。

整理整頓で快適な職場環境へ

職場はプライベート空間ではなく、みんなの共有スペースです。乱雑な職場環境では来客からの見栄えも悪いため、きちんと整理しましょう。

机の上にはできるだけ書類を置かないように心がけ、進行中の書類はクリアファイルに入れてレターケースに保管すれば、みんながレターケースを見たときに何の書類が入っているのかすぐに確認できます。

共有書類は引き出しの中に絶対に入れないようにし、引き出しを開けたときに何が入っているのか一目見てわかるようにすることが大切です。

ファイルの背表紙は統一様式にして、具体的なタイトルをつけましょう。関係ファイルが複数ある場合には、背表紙にタイトルと番号をつけることで関係ファイルを把握できます。また、ファイルに綴じてある資料に目次をつけることで、見たい資料がファイルのどこにあるのかもわかりやすくなります。

ファイルを保管する書棚には、関係ファイルを一カ所に集め、並べて保管しましょう。増え続ける書類を管理するために、定期的に不要なファイルを廃棄することで、収納スペースを確保することができます。

パソコンのデスクトップをすっきりさせ、データの管理はファイル名、保存階層などをルール化しましょう。パソコンのデータを整理することで、間違えて必要なデータを削除するミスが減ります。

まとめ

皆さんは出社したときに気分良く机に向かえていますか。

隣の机はいつもきれいにされており、一緒に仕事をしたいと思えていますか。

誰がどこで見ているかわかりません。机が汚れているということが、自分の評価を落とすことにつながるかもしれません。身の回りの整理整頓を心がけるだけで人の印象もきっと変わるはずです。

資料の場所を頭で覚えていれば良いという考え方から、誰が見てもわかる環境にすることで、覚えるために使っていたエネルギーを他のことに使えます。その結果がきっと業績にも表れると思います。

たくさんの人が働く職場では、物の配置にも明確なルールが必要で、個人の感性に任せた管理を行うのではなく、共有物の管理をルール化しましょう。また、整理担当を決めるのではなく、みんなでルールを守ることが大切です。

整理整頓は１回やれば終わりではありません。定期的に行わなければ、汚れたと感じる度に大規模な片付けを行うことになります。勉強や仕事と同じで、習慣として行うことが大切ですね。

資料がすぐに見つけられない非効率な職場から、探したい物がすぐに見つかる効率的な職場へ変え、職場全体の生産性を上げましょう。